Een kantoor voorzien van teleconferencing apparatuur
In September 2020 verhuisde Yuso naar haar nieuwe kantoor Waterfront nabij het centrum van Waregem. Voor wie ooit een bezoek bracht aan ons kantoor is het wel even wennen, want de nieuwste stek van Yuso is voorzien van de laatste snufjes op het vlak van ergonomie, visualisatie en teleconferencing apparatuur!
Een lange zoektocht…
Sinds haar start in 2012 betrok Yuso kantoren in het Waregem Business Center in de Kalkhoevestraat. We hadden er plaats voor een achttal medewerkers en ook eigen vergaderruimte met conferencing- en meeting infrastructuur. Sinds haar oprichting is Yuso elk jaar verder gegroeid, zowel op het vlak van haar activiteiten alsook het aantal medewerkers. Daarom waren we de voorbije jaren al aan het uitkijken naar een nieuw kantoor om de groei van het bedrijf te ondersteunen. Eind 2019 lieten we ons oog vallen op een kantoor van ongeveer 300 m² op de hoek van de Meersstraat (nabij het openbaar zwembad) en de Zuiderlaan te Waregem.
De vereisten voor een bedrijf als Yuso
Elke bedrijfsactiviteit vereist een inrichting aangepast aan de noden van deze activiteit. Zo heeft een speler in de logistieke sector vooral nood aan opslagplaats en heftrucks. De handel in fysieke stroom is dan misschien geen virtuele activiteit, toch verloopt deze zeven dagen op zeven en de klok rond. Het is wel zo dat de meeste handelingen vanop een computer uit te voeren zijn, er zijn bijvoorbeeld de marktplatformen waarop Yuso actief is maar dus ook eigen ontwikkelingen. Alle medewerkers van Yuso beschikken daarom over een eigen desk en sommigen een passende desktop PC. Verder houden wij van efficiënt vergaderen, zowel intern als met inbegrip van externe personen en zochten we een stek die opgedeeld kon worden in een drietal vergaderruimten met verschillende grootte.
Coronaproof werken avant la lettre
Van bij het begin was Yuso een bedrijf met een internationale bezetting. Steeds was minstens één van onze medewerkers actief vanuit het buitenland. Mede-oprichter Bart Pycke zegt: “Ik woon zelf in het buitenland. Hierdoor was werken vanop afstand vanaf de start onderdeel van ons bedrijf. Momenteel werkt meer dan een derde van de Yuso medewerkers voltijds vanuit het buitenland. Dit verplicht ons om onze bedrijfsprocessen en communicatie op die manier te organiseren dat iedereen volwaardig deel kan uitmaken van het team.” Om op dit stramien te kunnen verder werken was het dan ook belangrijk dat de nieuwe Yuso stek uitgerust was met de laatste snufjes inzake teleconferencing infrastructuur.
Hoewel veel bedrijven pas in 2020 noodgedwongen kennis maakten met online cloudplatformen voor het inrichten van vergaderingen (Zoom, MS-Teams, Google Meet, Skype, Slack, etc.) werkt Yuso al sinds haar aanvang met deze software. Hoewel niemand de Coronacrisis had zien aankomen veranderde er op zich niet zoveel voor de medewerkers van Yuso. Yuso stond omwille van de lockdown gewoon voor het voldongen feit dat werken op eenzelfde locatie om gezondheidsredenen niet meer mogelijk was. “En zo kwam het dat we in de maanden maart tot juni 2020 enkele van onze Belgische medewerkers niet in persoon hadden gezien”, zegt Michel Verschuere. “Dat vond ik dan wel vervelend maar we richtten wel op regelmatige basis een virtuele drink in om aldus de team spirit er in te houden. Omdat een deel van onze medewerkers vanuit Zuid- en Oost Europa werkzaam is was het voor de overige teamleden een kans om ook te ondervinden met welke maatregelen men in andere landen het virus trachtte terug te dringen bijvoorbeeld”.
Het nieuwe kantoorleven
Het is erg verleidelijk om filosofisch te worden bij de gevolgen van de Coronacrisis voor bedrijven in het algemeen. Niet alleen gaat het in de eerste plaats om een gezondheidscrisis en is daarom het inperken van het dodelijke virus van uiterst belang. Voor veel bedrijven brengt de Coronacrisis ook noodgedwongen gevolgen op het vlak van hun werking en economische prestaties. “Wellicht is er pas in de tweede helft van 2021 een geleidelijke terugkeer naar de situatie voor de crisis te verwachten, nadat een belangrijk deel van de bevolking is gevaccineerd”, denkt Michel.
Toch zal ook het kantoorleven hoogstwaarschijnlijk een blijvend effect ondervinden van de Coronacrisis. Vergaderplatformen zoals Zoom zijn zeker een blijver, wiens groei door de crisis ongekende hoogten heeft bereikt. “Flexibel werken zal de norm worden eerder dan de uitzondering en daarom moet het concept kantoor in 2020 anders worden uitgedacht”, zegt Michel nog. “Persoonlijk heb ik de voorkeur dat een Yuso medewerker reeds om acht uur in de ochtend aan een vergadering deelneemt over Google meet dan dat hij eerst een halfuur file moet trotseren om dan pas om negen uur te kunnen beginnen. Over het algemeen heeft thuiswerken ook bewezen positieve invloed op het welbehagen en de motivatie van medewerkers. En toch moet je een compromis voor ogen hebben waarbij het ook mogelijk is je medewerkers fysiek, eventueel bij de koffie, te ontmoeten”, oppert Michel.
